Conformité : Qu'est-ce que cela signifie ?
La « conformité » désigne l'« adhésion » ou le « respect » de certaines règles ou interdictions, prévues notamment dans les législations, comme par exemple :
- l'interdiction des comportements ayant pour but de restreindre la concurrence
- l'Interdiction d'accorder ou d'accepter des avantages inadaptés
- l'obligation de respecter les réglementations en matière de sécurité au travail
- les conditions de travail, etc.
Il ne s'agit pas uniquement de respecter les dispositions légales d'un pays dans lequel KONICA MINOLTA intervient, mais également, indépendamment de celles-ci, les dispositions locales en vigueur dans des pays étrangers (par ex. aux États-Unis, en Grande-Bretagne, dans l'Union Européenne), dont le non-respect peut donner lieu à d'importantes pénalités pouvant aller jusqu'à menacer l'existence de l'entreprise même lorsque les manquements ne sont pas liés au pays étranger en question.
La conformité implique le respect de notre politique d'éthique d'entreprise définie dans nos règles de conduite/notre code de bonne conduite et mis à disposition de tous les employés via Internet/Intranet. C'est la priorité n°1 dans toutes nos actions et activités de l'entreprise. Notre mission n'est pas seulement d'assurer la croissance de nos activités ; nous devons également tenir nos engagements en matière de responsabilité sociale et participer à la vie de la société.
KONICA MINOLTA a donc mis en place des mesures en amont :
- Soutien de la responsabilité sociale des entreprises
- Code de bonne conduite (directives)
- Règles de conduite du groupe Konica Minolta
- afin de promouvoir les comportements adaptés.
Notre mission à tous est de continuer à tenir cet engagement. Nous devons tous y participer, de manière continue, pour assurer le respect des réglementations existantes, aujourd'hui et à l'avenir. C'est pourquoi nous souhaitons également rappeler l'importance de la « conformité » pour KONICA MINOLTA.
Conformité : Pourquoi un rôle si important ?
Chez KONICA MINOLTA, le respect des réglementations légales et internes est tout naturel.
Toutefois, la pratique montre qu'il est malgré tout impossible d'exclure les comportements non-respectueux dans les entreprises. Même les employés non-concernés n'informent pas toujours leurs supérieurs ou les personnes responsables, que ce soit par ignorance, pour protéger l'entreprise, par peur d'être désavantagés ou d'incompréhension des collègues.
Nous savons tous que la simple connaissance de l'existence de ces lacunes peut vraiment être lourde à porter, même pour les personnes qui ne sont pas directement concernées. Elles alternent entre fidélité envers l'entreprise et fidélité envers leurs collègues. Elles ne veulent pas incriminer à tort une personne, sans toutefois vouloir couvrir un comportement illégal ou être considérées comme conjointement responsable des dommages en résultant.
Les manquements aux principes de conformité non-divulgués peuvent vite être menaçants pour la survie de l'entreprise et entraîner des conséquences très importantes pour toutes les parties impliquées, notamment lorsque les autorités compétentes ont déjà été averties de ces failles.
Conformité : Comment cela fonctionne-t-il ?
La conformité désigne aussi le respect et la protection des dispositions légales, des règles internes, et le soutien des employés à cet égard.
Nous avons donc créé des structures visant à garantir :
- la connaissance/diffusion de ces règles
- le soutien des employés dans l'adoption et l'application du comportement adéquat
- la découverte des manquements/lacunes